Ormai è assodato che un’azienda, se vuole crescere e diventare competitiva, ha bisogno di tecnologia. Tuttavia, il mercato è così ricco di funzionalità e prodotti che non solo diventa difficile scegliere, ma anche capire cosa ci serve veramente.
Se si investe nella tecnologia giusta i vantaggi sono tanti: i processi migliorano, si perde meno tempo a fare, rifare e controllare le stesse attività, il margine d’errore diminuisce drasticamente e quindi il ritorno dell’investimento (ROI) è garantito.
Ma se si sbaglia l’acquisto? La paura di tante aziende è quella di fare sforzi economici e operativi per inserire un prodotto tecnologico e poi scoprire che quello scelto non va bene per la propria realtà. Infatti, da un lato la tecnologia è attrattiva perché proietta verso il futuro, ma dall’altro porta con sé anche un po’ di diffidenza, perché c’è sempre un certo timore di sbagliare, di non investire bene le proprie risorse economiche.
Il team di Otherbase
Per ridurre al minimo lo scetticismo, in Otherbase abbiamo creato un team che si dedica allo scouting di tecnologie sul mercato: le seleziona, le verifica e ne identifica pro e contro per capire a quali aziende sono più adatte. Dall’altro lato, il team di consulenza parla con il cliente per raccogliere e analizzare tutte le necessità e capire veramente di cosa ha bisogno. A quel punto, il match tra esigenza e tecnologia diventa facile.
Un caso pratico
Per raccontarvi nella pratica come funziona questo equilibrio, condividiamo un caso pratico su cui abbiamo lavorato.
La necessità
Questo caso riguarda una grande azienda consortile di informatica della Pubblica Amministrazione, che ha sviluppato un sistema telematico univoco per collegare e uniformare, da un punto di vista IT, i diversi enti a cui eroga servizio. L’esigenza di identificare un software idoneo nasce dalla necessità di fare un inventario completo dei cespiti presenti in tutti gli uffici che sono distribuiti sul territorio italiano.
Vista la complessità e la capillarità del sistema gestito, avere un registro e una mappatura dell’intero patrimonio aziendale diventa fondamentale.
Le finalità di questo inventario sono diverse: innanzitutto essere sempre compliant con tutte le normative vigenti; mantenere adeguato il livello di sicurezza e di continuità del business, in modo che ogni cespite sia sempre reperibile e manutenuto e infine garantire un costante livello di controllo e correttezza del bilancio aziendale.
L’intervento e la soluzione adottata
Prima del nostro intervento, l’attività di inventario veniva gestita esclusivamente in modalità manuale, con conseguenze che ne compromettevano il risultato e includevano diversi rischi come, ad esempio, l’alto margine d’errore e le problematiche di tempo: un inventario manuale infatti richiede tempi molto lunghi, ritardi, oltre al fatto che viene aggiornato con minore frequenza. Sicuramente l’uso della tecnologia in questo tipo di attività permette di aumentare notevolmente il livello di controllo, garantisce maggiore efficienza e ovviamente riduce tempi e costi.
Sulla base delle analisi effettuate e delle informazioni raccolte, abbiamo fatto una software selection e individuato una soluzione RFID, un tipo di tecnologia innovativa che risponde in modo completo ai requisiti. Si tratta di una tecnologia già usata da diverse aziende del mondo retail, come ad esempio Decathlon, ma non ancora molto conosciuta e utilizzata invece in altri settori.
Cos’è RFID?
RFID sta per “Radio Frequency Identification”, ed è una tecnologia di identificazione automatica basata sulla propagazione nell’aria di onde elettro-magnetiche, che consentono la rilevazione univoca, automatica (hand free), massiva e a distanza di oggetti di qualsiasi tipo, sia statici che in movimento. RFID è una versione evoluta del codice a barre: mentre quest’ultimo codifica la categoria a cui appartiene un articolo, l’RFID permette di abbinare a ogni singolo oggetto un’etichetta collegata a una scheda identificativa, virtuale e univoca come una carta d’identità, che contiene tutte le informazioni di quell’oggetto e traccia tutta la sua storia, transiti e spostamenti.
L’altro aspetto interessante è che a ogni etichetta corrisponde un tag (chip) e attraverso un palmare evoluto è possibile identificare contemporaneamente tutti i tag presenti e avere contezza di tutti gli oggetti inventariati in quell’ambiente, che si tratti di un magazzino, un ufficio, una stanza o anche un luogo all’aperto entro un certo raggio di distanza. Le etichette, inoltre, sono fornite con forme e caratteristiche diverse per adattarsi a ogni tipo di materiale e ambiente.
Implementazione e risultati
Sulla base di queste caratteristiche abbiamo valutato che questa fosse la soluzione adatta al caso, così abbiamo iniziato il progetto e ad oggi sono stati inventariati circa 20.000 cespiti, distribuiti su tutto il territorio nazionale. Oltre alle etichette con i tag, nell’area magazzino è stato messo un varco che controlla tutto ciò che entra ed esce. La facilità di inventario che è stata raggiunta agevola aggiornamenti frequenti, prevenendo furti e spostamenti non autorizzati.
L’implementazione di questo sistema e la realizzazione del primo inventario con RFID ha richiesto circa 3 mesi di lavoro e ha permesso un risparmio di tempo e costi del 50% rispetto ai precedenti inventari manuali. Abbiamo inoltre valutato con il cliente che se l’aggiornamento di inventario viene fatto con una frequenza trimestrale, richiederà un decimo del tempo impiegato rispetto al passato.
Conclusione
In Otherbase, il team continua a lavorare per trovare soluzioni tecnologiche innovative che aiutino le aziende a migliorare i loro processi, ridurre i costi e aumentare l’efficienza. Scopri come possiamo aiutare anche la tua azienda a crescere e diventare più competitiva.
Per maggiori informazioni, visita il nostro sito e contattaci per una consulenza personalizzata.
Otherbase: https://otherbase.it/
